Préparer la vente sur place

Lorsque vous désirez mettre en place un point de vente physique sur le lieu de votre événement, que ce soit avant ou pendant le Jour J, plusieurs points sont à vérifier:

Vérification de la disponibilité d'un réseau wifi dédié

Une connexion wifi correcte est nécessaire pour la bonne synchronisation des ventes du guichet. Cela vous permettra notamment de respecter les quotas mis en place dans la billetterie de votre événement YurPlan. Si vous vendez des places le jour de votre événement, cela vous permettra également de scanner les billets générés tout de suite après l'achat, à l'entrée de votre événement grâce à la synchronisation entre l'application YurPlan Pro Entry et vos ventes de billets.

• S'assurer que l'événement est publié

Seuls les événements publiés sont affichés sur le guichet de vente sur place. Publiez votre événement avant le démarrage des guichets afin de permettre les ventes.

Vérification de la configuration des tarifs

Désirez-vous proposer les mêmes tarifs en vente sur place que ceux proposés en ligne? Si la réponse est non, veuillez créer de nouveaux tarifs à partir de l'onglet Billetterie > Tarifs de votre événement, puis activez l'option "Afficher dans le guichet" au moment de leur configuration. Si vous ne désirez pas les laisser disponibles à la vente en ligne, veillez également à décocher la case "Activer le billet?". Cliquez ensuite sur le bouton "Modifier" pour valider vos modifications.

Si vous désirez que les ventes sur place soient fermées à un moment T avant/pendant votre événement, dirigez-vous dans l'onglet Billetterie > Tarifs de votre événement, puis cliquez sur Actions rapides > Editer. Cochez ensuite la case "Ajouter une date de fin de vente" puis renseignez la date et l'horaire désirés. 

Si vous désirez mettre en place un quota pour les places disponibles à ce tarif, dirigez-vous dans l'onglet Billetterie > Tarifs de votre événement, puis cliquez sur Actions rapides > Editer. Cochez ensuite la case "Ajouter une limite de place" puis renseignez le nombre de places disponibles. 

Vérification de la configuration des formulaires

Voulez-vous garder les formulaires actifs pendant la vente sur place? Si oui, sachez qu'un formulaire de 3 à 5 questions est préférable afin de gérer facilement le flux des acheteurs, mais cela dépend avant tout de vos besoins en informations et du nombre d'acheteurs attendu. Si vous dépassez ce nombre, veillez à poser des questions de type oui/non afin de rendre le renseignement des informations plus facile et rapide. Il est néanmoins préférable de supprimer tout formulaire si vous vendez des places le jour de votre événement.

Si vous désirez conserver un formulaire pour vos tarifs de vente sur place: pour créer un nouveau formulaire, dirigez-vous sur l'onglet Billetterie > Formulaires. Pour modifier l'attribution des formulaires à vos billets, dirigez-vous ensuite sur l'onglet Billetterie > Tarifs. Cliquez sur "Actions rapides" puis "Editer" sur la ligne du tarif concerné, et sélectionnez le formulaire à appliquer à ce tarif en bas de la page. 

Si vous désirez retirer tout formulaire sur vos billets vendus sur place, dirigez-vous sur l'onglet Réception > Vente sur place > Configuration et décochez la colonne "Activer le formulaire dans le guichet". Aucune question ne sera alors posée au moment de l'achat.

• Identifiants guichet:

Lorsque vous disposez de plusieurs caisses, il est nécessaire de les identifier de manière unique afin de permettre le suivi des ventes par caisse. Chaque guichet doit être connecté avec un compte différent (c'est-à-dire une adresse mail différente sur chaque guichet). 

Si vous connectez plusieurs guichets au même compte, certaines commandes saisies sur le guichets échoueront, et vous ne serez pas en mesure de suivre les ventes faites.

Pour se connecter au guichet, il faut soit utiliser un compte administrateur Yurplan, soit un compte membre avec un accès vendeur.

Si vous ne souhaitez pas utiliser votre compte administrateur sur le guichet, il devrez alors créer un compte vendeur pour chaque guichet.

Pour ce faire, dirigez-vous sur votre interface Organisateur, dans l'onglet Equipe > Membres. Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un membre". Renseignez le nom et prénom de la personne (ce peut être seulement "Caisse 1" par exemple), l'adresse mail du compte (cette adresse mail doit obligatoirement correcte et correspondante à un compte mail existant et valide). Sélectionner l'évènement sur lequel le compte pourra faire des ventes. Si vous sélectionnez Tous les évènements, le compte aura accès au guichet de tous vos évènements. A la section Permissions, cochez Vendeur.

Si vous utilisez une tablette YurPlan: veillez à recharger la tablette pendant au moins une heure avant de commencer à l'utiliser, et ce même si elle fonctionnera branchée sur secteur pendant la vente sur place.

• Configuration imprimante:

L'imprimante doit d'abord être configurée en tant qu' imprimante par défaut sur votre ordinateur/tablette. Pour configurer votre imprimante avec votre guichet de vente sur place, lancez d'abord l'interface guichet à partir de votre navigateur internet. Rendez-vous sur l'adresse  https://guichet.yurplan.com et identifiez-vous. Dirigez-vous ensuite sur l'onglet Configuration de votre guichet. Sélectionnez le type de votre imprimante (Imprimante de bureau A4/Imprimante thermique rouleau blanc/Imprimante thermique rouleau YurPlan). 

Si vous disposez d'une imprimante A4, nous vous conseillons de vous dirigez ensuite dans l'onglet Commandes de votre guichet puis de lancer l'impression d'un billet afin d'en tester le bon fonctionnement.

Si vous disposez d'une imprimante thermique, cliquez ensuite sur le bouton "Configurer l'imprimante". Cliquez ensuite sur le bouton "Billet test" pour vérifier la bonne configuration de l'appareil.