Module Gestionnaire de commande
Sommaire
Consulter vos commandes
Pour accéder à l'onglet, cliquez sur Gestion>Commandes dans le menu déroulant à gauche.
Cet onglet regroupe l'ensemble des commandes de votre événement, celles-ci sont listées comme suit :
- Commande : contient le numéro de la commande (YPT..) ainsi que le nom et le prénom associés à la commande
- Date d'achat : contient la date et l'heure exacte de la commande
- Montant : indique le montant total de la commande
- Moyen de paiement : indique le moyen de paiement utilisé pour régler la commande
➡️Carte bancaire
➡️Chèque
➡️Non défini
➡️Impression de stock
- Contenu : indique le nombre exacte de billet que contient la commande
- Statut : indique l'état comptable de la commande
➡️Réglée
➡️En attente de règlement
- Actions : affiche le menu déroulant suivant : Détails, Envoyer la commande, Télécharger la commande.
Actions sur une commande
Pour effectuer une action sur une commande, cliquez sur les 3 petits points de la dite commande :
Cliquez sur Détails :
Cette action ouvre la page ci dessous :
Sur cette page, vous retrouverez les détails de la commande. Celle ci est divisée en 3 parties :
Commande/Acheteur
Indique la provenance de la commande, son type, son montant exact, la date et l'heure où la commande a été passée, les réponses aux formulaires ainsi que la prise ou non de l'assurance NEAT
Transactions
Résume l'ensemble des informations comptable, le type, la date d'émission, le moyen de paiement, la statut de la transaction ainsi que son montant.
C'est ici également que vous retrouverez le bouton Rembourser. (Plus de détails à retrouver dans la rubrique Rembourser une commande)
Grâce à la colonne Action, vous avez la possibilité de télécharger ou d'envoyer la facture. Pour ce faire cliquez sur les 3 petits points :
Pour envoyer la facture à votre participant cliquez sur Envoyer la facture , remplissez les champs nécessaires puis cliquez sur le bouton violet Envoyer la facture.
Vous avez également la possibilité de Télécharger la facture. Si vous cliquez sur le bouton dédié, la facture s'ouvrira automatiquement dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Billets :
Résume l'ensemble des informations relatives au(x) billet(s) de la commande :
- Numéro de billet : il s'agit de l'identifiant du billet que vous retrouvez également sur le visuel du billet. En cliquant dessus, vous serez redirigé vers la fiche participant de ce dernier
- Tarif : il s'agit du nom du tarif sélectionné par le participant
- Propriétaire : il s'agit du nom du propriétaire du billet en question
⚠️ En cas de billet nominatif, le propriétaire de la commande n'est pas obligatoirement le propriétaire du billet.
- Statut : indique la statut du billet
➡️ Valide
➡️ Annulé
➡️ Remboursé
- Montant TTC : indique le montant TTC propre au billet en question
- Action : vous pouvez cliquer sur la flèche descendante pour télécharger seulement le billet en question.
Annuler les billets
Vous pouvez sélectionner les billets à annuler en cochant la case à gauche de ceux concernés avant de cliquer sur le bouton Annuler les billets.
💡Vous avez la possibilité d'annuler les billets sans rembourser le participant. Pour ce faire, sélectionnez Non à la question "Souhaitez vous rembourser ces billets ?" puis cliquez sur confirmer
➡️Le statut du billet en question passera donc en Annulé.
Télécharger les billets
Ce bouton permet de télécharger l'intégralité des billets de la commande dans un seul et même document. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, un nouvel onglet s'ouvre sur votre navigateur avec les billets en PDF.
Rechercher une commande
Pour rechercher une commande, il vous suffit d'utiliser la barre de recherche comme indiqué dans la capture ci dessous :
Vous pouvez rechercher une commande grâce :
➡️Au numéro de commande commençant par YPT...
➡️Nom de famille du propriétaire de la commande
➡️Prénom du propriétaire de la commande
➡️Adresse mail du propriétaire de la commande
➡️Numéro de billet
💡Il est possible d'afficher vos commandes selon une caractéristiques bien précise. Pour cela il faut utiliser les filtres.
Cliquez sur Ajouter des filtres à droite de votre écran
La fenêtre ci dessous s'ouvre :
Il vous est possible de filtrer par :
➡️Tarif
➡️Distributeur, par exemple Ticketswap, pass culture, import autre
➡️Moyen de paiement
➡️Date de début, début de la période ou la commande a été effectué
➡️Date de fin, fin de la période ou la commande a été effectué
➡️Provenance du paiement
➡️Statut
➡️Code de diffusion
💡Si vous avez créé un lien de diffusion (tracking), cela a automatiquement créé un code de diffusion et toutes les commandes issues de ce lien sont liées à ce code. Vous pouvez donc les retrouver en utilisant le filtre code de diffusion.
➡️Code de réduction
➡️Vendeur
➡️Import billetterie, il est possible de faire apparaitre seulement les commandes issus d'un import précis
➡️Session activités, il est possible de filtrer les commandes par activités
➡️Code d'inscription, il est possible de faire apparaitre les commandes prises avec un code d'inscription précis.
Rembourser une commande
⚠️Le bouton Rembourser apparaît uniquement lorsque la commande a été effectuée par carte bancaire en ligne.
Vous avez la possibilité de rembourser partiellement ou complètement des commandes depuis votre interface de gestion des commandes.
Pour ce faire :
Cliquez sur les 3 petits points dans la colonne Action de la commande a rembourser
Une fois sur la fiche de la commande, cliquez sur le bouton Rembourser.
Vous pouvez choisir de rembourser la commande en totalité, ou d'annuler ou non le ou les billets remboursés. Pour cela cliquez sur Oui ou Non, Cliquez ensuite sur confirmer pour valider.
Vous avez également la possibilité de rembourser la commande par participant.
Pour ce faire, vous devez cocher la ligne du participant à rembourser puis indiquez le montant à rembourser. Il est donc possible d'effectuer un remboursement partiel ou en totalité du billet.
Vous pouvez choisir d'annuler ou non le ou les billets remboursés, pour cela cliquez sur Oui ou Non
Cliquez ensuite sur confirmer pour valider.
💡Si vous rembourser une commande, il est normal que le statut Remboursement impossible s'affiche, cela signifie que la commande est totalement remboursée.
Vous ne pouvez rembourser qu'une seule fois une commande.
Exporter la liste de vos commandes
Il est possible d'exporter la liste complète des commandes de votre événement. Pour ce faire, rendez-vous à l'onglet Gestion > Commandes puis cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite.
Cliquez sur Exporter toutes les ventes (CSV), le téléchargement de votre fichier d'export CSV se lancera automatiquement sur votre navigateur.