Yurplan Scan
💡 Pour permettre à vos équipes de scanner sans droit administrateur vous pouvez créer des accès membres réception. Plus d'informations ici.
Il est également important de préparer en amont vos listes de contrôle afin de définir les droits d’accès de vos participants selon leurs tarifs associés. Plus d'informations ici.
Sommaire
Télécharger l'application de scan
L’application Yurplan Scan est disponible sur IOS et Android depuis les liens suivants.
Connexion
Une fois téléchargée, vous pouvez ouvrir l’application et renseigner vos identifiants de connexion.
Dans le cas où un mot de passe est oublié, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
RĂ©glages
Vous pouvez accéder aux réglages en cliquant sur l’icône de roue crantée en haut à droite comme indiqué ci-dessous :
Après avoir cliqué, votre menu de réglages s’ouvre en bas de votre écran vous présentant les options suivantes :
Configuration
- Mode de contrôle : Vous permet d’activer le mode sortie, qui vous sert à scanner les personnes qui sortent de votre événement et ainsi quantifier le nombre exact de participants présents sur l’événement
- Méthode de scan : Scan laser uniquement (résultat disponible avec du matériel Yurplan)
- Apparence : Choisissez ici le thème de votre choix pour une visualisation confortable entre la préférence de votre appareil (par défaut), le mode sombre ou mode clair.
Accessibilité
- Mode de scan : En activant le mode Appuyer pour scanner, le contrôle des billets s’effectuera qu’en pressant votre écran de contrôle lors de l’utilisation de la caméra
- Flash : Le flash sera activé en pressant votre écran de contrôle
- Notification de scan : Les notifications Audio et/ou vibration diffèrent selon le statut du billet.
Outils avancés
Depuis cet onglet, vous avez la possibilité de lancer un diagnostic réseau, vous permettant de savoir si le réseau est optimal à la synchronisation de vos billets ainsi que d’activer le mode avancé dans le cas où une perte de réseau surviendrait pendant le contrôle d’accès. Dans ce cas, vous pouvez exporter les données et les transmettre à notre support client afin que nous les intégrions par la suite à votre base de données.
Scanner (Ă©tape par Ă©tape)
Sélectionnez l'événement parmi les catégories En cours, À venir et Terminé.
Sélectionnez le type de liste : Billetterie ou Activités.
L'écran de scan s'affichera automatiquement. À ce stade, dirigez la caméra de votre téléphone ou le laser de la douchette vers le QR code du billet.
Après chaque scan, les informations de validité du billet s'afficheront immédiatement sur l'écran.
Pour procéder au scan suivant, il vous suffit de cliquer sur l'écran ou de scanner un autre QR code.
Rechercher un billet
Vous avez la possibilité de retrouver vos participants depuis l’application en recherche manuelle. Pour cela, cliquez sur l’icône loupe en bas à droite de votre écran de scan comme indiqué ci-dessous :
Vous pouvez rechercher par nom/prénom/numéro de billet dans la liste de vos participants et connaître le statut du billet.
Fiche participant
Vous retrouverez les informations suivantes rangées par onglet :
Billet
Vous y trouverez les informations suivantes :
- Le tarif associé au billet
- Nom et Prénom du propriétaire du billet (si le billet est nominatif)
Commande
Vous y trouverez les informations suivantes :
- Numéro de réservation
- Date d’achat
- Nom et Prénom du propriétaire de la commande
- Adresse e-mail
- Autres billets de la commande
Historique
Vous y trouverez l’historique par date et heure du billet (paiement, validation du billet, échange, remboursement)
Actions sur mes billets
En cliquant sur le nom du participant sa fiche s’ouvre et vous pouvez choisir de contrôler ou si le billet a déjà été scanné annuler le contrôle manuellement du billet en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
ContrĂ´ler un billet manuellement
Annuler le contrĂ´le
Rembourser le billet
⚠️ Dans certains cas, le remboursement du billet n'est pas possible pour les raisons suivantes :
- Fonds insuffisants
- Souscription Ă l'assurance annulation
- Paiement hors-ligne (paiement différé, invitation, vente sur place, etc)
Les statuts de billets
VERT
Le billet est valide
ORANGE
Le billet était valide mais ne l’est plus. Les informations suivantes peuvent s’afficher à l’écran pour vous accompagner à résoudre le litige.
- Déjà validé : L’heure exacte s’affiche sur l’écran.
ROUGE
- Invalide : Le billet ne fait pas partie de la liste (faux billet, mauvaise date, autre événement, synchronisation pas à jour)
- Annulé : Le billet a été annulé. L’heure exacte s’affiche sur l’écran.
- Echangé : Le billet n’est plus valide car celui-ci a été échangé depuis une plateforme de revente de billet.
- En attente de confirmation : Le billet est en attente de validation. Il faut suivre les indications renseignées au préalable via la configuration des listes de contrôle puis Valider ou Refuser.
Changer d'événement ou de liste de contrôle
Lorsque vous êtes sur votre écran de scan ou en recherche manuelle, vous pouvez cliquer sur l’icône trois petits points en haut à droite comme indiqué ci-dessous :
De cette manière, un menu comprenant des options supplémentaires s’ouvrira en bas de votre écran vous permettant d’accéder aux réglages mais aussi au bouton Retour à la liste des événements.
Statistiques
Vous pourrez également visualiser vos statistiques d’entrées en tant qu’administrateur en cliquant sur Statistiques de scans.
