Quelles sont les étapes pour reporter un évènement sur Yurplan
Dans le cas d'un évènement gratuit
Votre évènement étant gratuit, vous pouvez modifier directement la date de votre évènement en cours. Cela ne pose aucun problème juridique. Nous vous conseillons tout de même de communiquer à vos participants la date de report de votre évènement.
Pour modifier la date de votre évènement, dirigez-vous dans l’interface de votre évènement, dans l'onglet Informations, cliquez sur le champ "Date de début" et renseignez la date désirée. Faites la même chose dans le champ "Date de fin" pour modifier la date de fin. Cliquez ensuite sur le bouton "Modifier" en bas de page pour enregistrer la modification.
À savoir que si la date de début est dépassée, donc que votre évènement a déjà commencé, cette modification n’est plus possible.
Dans le cas d’un évènement payant
Si votre évènement est payant et que vous avez enregistré au moins une vente, il n’est pas possible, d’un point de vue légal, de directement modifier la date de votre évènement.
Nous vous expliquons les différentes étapes afin de reporter votre évènement en toute légalité :
1. Prévenir Yurplan
Avant le report de votre évènement, veiller à nous contacter par mail pour nous indiquer le report de votre évènement.
2. Clôturez votre billetterie
Pour fermer votre billetterie, rendez-vous dans l’interface de votre évènement, dans l’onglet Billetterie > Tarifs > Clore les réservations.
3. Communiquez les nouvelles dates de votre évènement
Communiquez les nouvelles dates aux parties prenantes en insistant sur le fait que les billets actuels des participants seront toujours valables sur votre nouvel évènement. Nous vous conseillons de les partager sur tous vos canaux : réseaux sociaux, site web et par mail (communiquez en quelques clics grâce à au CRM connecté à la billetterie Yurplan).
4. Remboursez les participants qui le demandent
Dans le cas d’un report d’évènement, vous êtes dans l’obligation de rembourser les participants qui le demandent. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Gestion > Commandes dans l’interface de votre évènement initial.
Pour le remboursement de vos participants, rendez-vous dans notre page d’aide dédiée.
N.B. : Concernant les participants ayant souscrits à une assurance NEAT, il vous faudra nous transmettre les informations de commandes de ceux-ci afin que nous procédions à ces remboursements.
Nous vous conseillons également de fixer une date limite de remboursement si cela occasionne pour vous des contraintes de comptabilité ou de trésorerie. Le versement de vos fonds pourra se faire seulement après tous les remboursements effectués.
5. Création d’un nouvel évènement
Vous devez maintenant créer un second évènement avec les nouvelles dates de début et de fin.
Pour cela, rendez-vous dans votre interface organisateur et cliquez sur créer un évènement. Tout est expliqué dans notre page d’aide dédiée.
6. Ajoutez la liste de contrôle de votre ancien évènement
Vous pouvez maintenant y ajouter la liste de contrôle de votre ancien évènement mises à jour avec les commandes annulées.
Pour cela, rendez-vous dans l’interface de votre nouvel évènement, onglet Réception > Contrôle d'accès > Ajouter une liste Cliquez sur l’option “Ajouter des tarifs d'autres événements” en dessous de la liste des tarifs de votre évènement en cours. Il ne vous reste plus qu’à configurer votre liste de contrôle comme vous le souhaitez.
N'hésitez pas à nous contacter en cas de doute sur les listes de contrôle (supportclient@yurplan.com), nous sommes à votre écoute pour vérifier votre configuration et vous accompagner pendant votre contrôle des accès.