Invitations email

Vous êtes exposant(e) sur un événement, et désirez créer des invitations email à envoyer directement via l'outil Yurplan pour inviter vos contacts à s'inscrire à l'événement ?

Envoyer des invitations mail

1. Aller dans l'onglet Invitations email de l'espace exposant
2. Cliquer sur le bouton Envoyer des invitations en haut à droite de la page (ou en milieu de page si vous créez votre première invitation email) 
3. Éditer le contenu du mail: 
   1. Nom de l'expéditeur
   2. Adresse mail de réponse
   3. Objet du mail
   4. Texte
4. Cliquer sur Sauvegarder pour passer à l'étape suivante
5. Renseigner les adresses mails des invités manuellement, ou directement via import CSV (aucun autre format n'est accepté)
6. Cliquer sur Continuer
7. Vérifier la configuration de la campagne
8. Envoyer un test de la campagne sur son adresse mail (non obligatoire)
9. Cliquer sur Confirmer pour envoyer la campagne

Il ne reste ensuite plus qu'à suivre les statistiques de réception des invitations, notamment le statut de l'invitation qui vous permettra de savoir quand l'invitation a été envoyée/ouverte/cliquée/récupérée !

Comment créer un fichier d'import au format CSV ?

Lors de la création d'invitations mails, vous avez la possibilité d' importer vos contacts destinataires via fichier CSV.

C'est une technique que nous recommandons notamment lorsque beaucoup de contacts destinataires doivent être importés sur la plateforme, et que le renseignement à la main dans le tableau de destinataires n'est plus suffisant. Néanmoins, sachez que l'import de ces contacts, même via fichier CSV, sera toujours bloqué à 500 contacts maximum.

Comment réaliser cet import ? 

1. Se connecter sur votre interface Exposant
2. Aller dans l'onglet Invitations
3. Cliquer sur Ajouter une invitation > Invitation par email
4. A l'étape Invités : sélectionner Importer vos contacts via CSV
5. Cliquer sur le lien Télécharger le fichier gabarit
6. Ouvrir le fichier gabarit via un logiciel tableur (Nous conseillons Libre Office ou Open Office
7. Uploader le fichier dans le champ prévu à cet effet sur la page Invités
8. Cliquer sur le bouton Continuer pour passer à la prochaine étape de l'envoi

Règles à respecter pour créer votre fichier CSV:

• Le tableau doit être composé de 4 colonnes: nom/prénom/email/quantité (NE PAS MODIFIER CES INTITULES)
• La présence de ces 4 colonnes est obligatoire et l'ordre doit être respecté.
• Ne laisser aucune case vide
• Le séparateur utilisé doit être un point-virgule (;). 
• Le jeu de caractères est UTF-8
• Le format est CSV

ATTENTION : une fois votre fichier enregistré au format CSV, il ne doit plus être de nouveau ouvert dans votre tableur avant l'import sur YurPlan.

Quels sont les statuts d'envoi de titres d'accès ?

Récupéré : L'invitation a été envoyée et la personne a cliqué sur le lien pour récupérer son invitation.

Reçu : L'invitation a été envoyée, elle a bien été réceptionnée dans la boite mail du destinataire. Le destinataire a ouvert le mail d' n'a pas encore cliqué sur le lien de récupération du titre d'accès.

Non reçu : L’email n’a pas être délivré : c’est une refus de la part de la boîte mail réceptionnaire, et non un problème d'envoi de Yurplan.

Envoyée : L'invitation a bien été envoyée, mais le destinataire n'a pas encore ouvert le mail contenant le lien de récupération du titre d'accès.