Formulaire
Un formulaire va vous permettre de collecter des informations sur vos participants au moment de leur inscription à l'un de vos événements. Vous pourrez ensuite retrouver leurs réponses dans un export CSV téléchargeable via l'onglet Participants.
Pour créer un formulaire, vous avez deux possibilités : en créer un de toutes pièces, ou copier l'un des formulaires utilisés sur un autre de vos événements.
Dirigez-vous tout d'abord dans l'onglet Billetterie >Formulaires de votre événement, puis suivez la marche suivante :
Créer un nouveau formulaire
- Cliquer sur le bouton Ajouter un formulaire
- Choisir Créer un nouveau formulaire
- Editer le formulaire
- Sauvegarder les modifications
Utiliser un formulaire d'un autre événement
- Cliquer sur le bouton Ajouter un formulaire
- Choisir Depuis un autre événement
- Taper le nom de l'événement désiré dans la barre de recherche
- Cliquer sur sur le bouton Utiliser sur le formulaire désiré
- Editer le formulaire
- Sauvegarder les modifications
Où retrouver les réponses de mes participants aux formulaires?
Vous avez posé des questions à vos acheteurs et participants lors de leur commande ? Voici comment récupérer les informations récoltées :
- Se diriger dans l'interface de gestion de votre événement
- Aller dans l'onglet Gestion > Participants
- Cliquer sur le bouton Exporter à droite au dessus de la liste
- Choisir Exporter tous les billets (CSV)
Vous aurez alors un fichier CSV trié comprenant toutes les informations récoltées sur les participants de votre événement: noms et prénoms du participant, numéro du billet, le type de tarif, la date d'achat, le contrôle éventuel du billet, ainsi que toutes les réponses aux formulaires auxquelles le participant a pu répondre lors de sa commande.
Questions
- Questions par commande: les réponses à ces questions sont à renseigner une seule fois par l'acheteur de la commande. Par défaut, les questions Nom, Prénom et Email seront posées. Ces questions sont obligatoires pour toute commande passée en ligne.
- Questions par billet: ces questions seront posées à chaque participant. Par exemple, si une commande de 4 billets est créée, alors l'acheteur devra renseigner 4 réponses (une par participant).
Pour ajouter une question, suivre la marche suivante :
- Aller dans l'interface de gestion de votre événement
- Se diriger dans l'onglet Billetterie > Formulaires
- Sur la ligne du formulaire concerné : aller sur Actions rapides et cliquer sur Editer
- Dans l'espace Questions par commande ou Questions par billet du formulaire : cliquer sur + Question
Vous verrez ici apparaître une zone d'édition de la question sur le côté droit de l'interface.
Vous avez ici le choix entre Modèles et Nouvelle.
Questions modèles
Les questions modèles sont les questions préconfigurées sur Yurplan.
Les réponses à ces questions peuvent être récupérées dans d'autres zones de la plateforme Yurplan, comme les visuels de billets (Fonction, Société...) ou encore le CRM (les informations sont récupérées et mises à jour automatiquement dans chaque fiche contact).
Pour des raisons évidentes d'uniformité de la donnée, il n'est pas possible de modifier le type ou le libellé de ces questions.
Nouvelle question
Les nouvelles questions sont des questions personnalisées : vous pouvez modifier librement vos questions, et vous avez pour cela plusieurs champs à votre disposition :
- Type de la question
Vous voulez connaître la société dans laquelle travaillent vos participants ? Créez une réponse courte.
Vous voulez vérifier que tous vos participants sont majeures ? Allez plutôt vers une question de type Date de naissance.
- Libellé de la question
Ce champ correspond finalement à la question elle même ! Un exemple de libellé : "Dans quelle entreprise travaillez-vous ?"
- Description
A l'étape formulaire de l'inscription à votre événement, la description de la question apparaîtra juste en-dessous du libellé.
- Rendre obligatoire
Si je rends une question obligatoire, alors il sera impossible pour l'acheteur de passer à l'étape suivante de sa réservation sans avoir renseigné une réponse pour cette question, au format demandé. Nous conseillons néanmoins de ne pas rendre obligatoires des questions à caractère personnel (sur la religion, le sexe ou l'origine de la personne par exemple).
- Activer sur le guichet
Lorsqu'on utilise un système de vente sur place (ou guichet), il est généralement difficile de tenir la cadence en posant le même nombre de questions qu'en ligne. C'est la raison pour laquelle cette fonctionnalité a été conçue : vous faire gagner du temps sur votre événement.
Lorsque la configuration de votre question vous convient, alors il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer toutes les modifications apportées.
Astuce: pour plus de clarté dans le module de réservation lors d'une commande, n'hésitez pas à ajouter des séparateurs lors de l'édition de votre formulaire !
(Fonctionnalité disponible seulement pour les organisateurs ayant souscrit à l’offre Marketing & Communication)