Quels droits puis-je donner à mes Partenaires / Exposants ?
Vous êtes organisateurs et vous avez mis en place l'Espace Partenaires qui vous permet de gérer les différentes entreprises présentes sur votre événement, par exemple dans le cadre d'un salon, qu'il soit B2C ou ouvert au grand public.
Le module Espace Partenaires se divise en deux parties: l'envoi d'invitations mails et la récolte de contacts sur événement, via notre application YurPlan Exposants.
Avant de générer les accès de vos futurs exposants, nous vous invitons à lire cet article. Une fois que vous êtes prêts, suivez le guide avec nos articles Ajouter des partenaires sur mon événement.
Envoi d'invitations partenaires
Cette fonctionnalité permet à vos Partenaires d'envoyer des invitations à leurs contacts. Il existe deux typologies disponibles :
Codes d'inscription
Les invités de vos partenaires recevront un code d'inscription leur permettant de s’inscrire et de récupérer leurs titres d'accès. Ceci vous offre l'opportunité de collecter des informations supplémentaires, conformément à la configuration de vos Formulaires.
Vos partenaires peuvent décider d'envoyer des mails via Yurplan dans lesquels les codes sont renseignés, ou de générer des codes d'inscription, à envoyer eux mêmes à leurs contacts.
Titres d'accès
Les invités de vos partenaires recevront directement leur titres d'accès auxquels ils auront accès dans un espace dédié
Attention : vous ne pouvez pas donner accès aux deux types d'invitations à un même partenaire. Lors de la création des comptes, vous devrez choisir, pour chaque compte, s'il a accès à l'envoi de codes d'inscriptions, ou à l'envoi de titres d'accès. Nous vous conseillons de définir ce point en amont de la création des comptes, avec chaque exposant afin de connaitre leur préférence.
Pour tout savoir sur la création des ces invitations, consultez nos articles Créer des invitations
Application Exposant
Cette fonctionnalité permet à vos exposants :
- De Scanner le billet de chaque participant qui se présente à son stand, grâce à l'application YurPlan Exposant.
- D'ajouter leurs membres d'équipes qui pourront aussi scanner les participants se présentant à leur stand, grâce à l'application YurPlan Exposant.
Le chef d'équipe est l'exposant dont vous avez ajouté l'adresse mail lorsque vous avez créé ses accès. Ce chef d'équipe peut ajouter autant d'équipiers que vous lui en avez donné le droit lors de la création de ses accès à l'onglet Espace Partenaires > Liste des partenaires.
Le chef d'équipe ainsi que chaque membre d'équipe doit télécharger l'application YurPlan Exposant, disponible gratuitement sur iOS et sur Android.
Une fois sur l'application, ils peuvent scanner les QR Codes des badges des visiteurs se présentant sur leur stand.
La liste des personnes scannées par chaque équipier lui sera envoyée sous forme de fichier csv, dans la nuit suivant le scan.
Un membre d'équipe ne voit que les personnes qu'il a scanné, tandis que le chef d'équipe a un export global de tout ce qui a été scanné par toute l'équipe.
Ces droits sont-ils cumulables ?
Absolument ! Vous pouvez tout à fait activer ces deux fonctionnalités à un exposant, bien que ce ne soit pas obligatoire. Vous pouvez activer l'un ou l'autre, ou les deux.